Rédiger un document pour les personnes en situation de handicap
Dans le monde professionnel, l’utilisation des documents numériques est inéluctable. Cependant, force est de reconnaitre que ces derniers ne sont pas toujours accessibles aux personnes en situation de handicap. Or, dans le cadre de la non-discrimination professionnelle, il est indispensable d’adopter certaines mesures dans l’objectif de compenser le type de handicap rencontré. Comment procéder ? Voici quelques bonnes pratiques à adopter concernant les diverses fonctionnalités de Word.
1. Mettre les cellules de tableau dans l’ordre
Le tableau constitue un outil idéal pour organiser les données et les informations. Mais la compréhension de son contenu peut être difficile pour le lecteur d’écran, surtout s’il contient trop de cellules, fractionnées ou fusionnées. Pour que les personnes en situation de handicap puissent facilement le comprendre à travers le lecteur, assurez-vous que le tableau soit le plus lisible possible. L’astuce ici est de faire en sorte qu’il soit lu ligne par ligne dans les colonnes.
2. Rédiger un texte de remplacement images
Pour que le lecteur d’écran puisse aisément comprendre le document, choisissez d’ajouter un texte de remplacement aux images. L’utilisation des captures d’écran, des icônes et des vidéos s’avèrent ici nécessaire. Les personnes présentant un handicap visuel pourront ainsi obtenir une meilleure description des éléments. Faites simplement en sorte que le texte soit clair.
3. Écrire un texte détaillé avec des liens hypertextes
Pour faciliter la compréhension du document par les personnes handicapées, l’idéal serait d’insérer des liens hypertextes. Les liens en question doivent contenir des informations claires et précises sur leur destination. Évitez d’utiliser des termes comme « cliquez ici », « en savoir plus » ou « lire la suite » puisque c’est trop vague. Pensez directement à insérer le lien sur un mot-clé ou bien une phrase contenant le titre de la page de destination. Ce choix est beaucoup plus parlant.
4. Ajouter des titres bien définis
Pensez à mettre des titres avec les styles appropriés pour faciliter le déchiffrage du contenu par le lecteur de documents. Assurez-vous que ces styles respectent l’ordre prescrit : Titre 1, Titre 2, puis Titre 3 (au lieu de Titre 3, Titre 1, puis Titre 2). Par ailleurs, chaque titre ne doit contenir que quelques paragraphes. Si ces paragraphes comportent plus d’une dizaine de phrases, présentez les informations sous forme de liste à puces.
5. Mettre des symboles en plus des couleurs
Les couleurs à elles seules ne suffisent pas à transmettre des informations au lecteur d’écran. Pour qu’elles puissent être compréhensibles à l’outil, vous devez rajouter des symboles. À titre d’exemple, vous pouvez ajouter un symbole de coche si le vert indique « la réussite » ou un « X » si le rouge signifie « échec ». Il faudra également penser à vérifier le niveau de contraste entre la couleur du texte, des symboles, et celle de l’arrière-plan.
Le petit mot de la fin
Vos documents numériques doivent suivre ces quelques règles pour que les personnes en situation de handicap puissent aisément les comprendre. À noter que toutes ces fonctionnalités sont accessibles dans un document Word.
Si tu es dans la formation, tu en auras peut-être besoin pour tes programmes (QUALIOPI sera ravi).
Et si tu veux déléguer cette partie, tu peux te faire accompagner par une assistante >>> Services administratifs