Comment bien déléguer en 5 étapes ?
La délégation permet généralement de transférer des tâches aux personnes dont les compétences sont les plus adaptées pour les réaliser.
C’est un excellent moyen pour gagner en efficacité au quotidien et dans le cadre du développement d’une société et pour encourager les membres d’une équipe à se développer.
Mais c’est un exercice qui s’avère difficile s’il n’est pas soigneusement préparé.
Pour vous aider, je vous propose dans ce nouvel article les 5 étapes à suivre pour une délégation performante.
1 - Lister les tâches
Prenons l’exemple d’une société qui se développe ou qui doit s’adapter à un contexte particulier (nouvelle règlementation, crise sanitaire etc.).
Pour identifier un éventuel besoin de délégation, un dirigeant va commencer par lister les différentes tâches liées à l’évolution de la société.
Les besoins peuvent être les suivants :
Recruter une nouvelle personne avec des compétences précises, acquérir un nouvel outil CRM sur lequel des collaborateurs seront formés et remplir de nouvelles obligations administratives.
Ces besoins doivent être découpés en une liste de tâches précises.
Ce principe de l'entonnoir constitue en effet le point de départ de la réflexion sur un éventuel besoin de déléguer.
2 - Quantifier les tâches
Après avoir lister les différentes tâches de manière la plus précise, il va falloir quantifier le temps passé sur chacune d'entre elles pour obtenir une première estimation de leur coût et de leur délai de mise en place.
Si nous reprenons les exemples précédents, le recrutement d’un nouveau collaborateur peut nécessiter quelques heures de sourcing et une dizaine d’heures d’entretien à planifier sur plusieurs semaines pour rencontrer plusieurs candidats.
La mise en place d’un nouvel outil CRM entraîne quelques heures de réunions de négociations et d’échanges autour du besoin puis quelques heures de mise en place technique sur les postes de travail.
La formation des collaborateurs et la conduite du changement peuvent ensuite prendre plusieurs jours de travail, sans compter le besoin d’assistance les premières semaines.
De nouvelles tâches administratives peuvent induire de revoir un système d’archivage et de signature de documents par exemple. Cela représente un temps de mise en place de plusieurs jours puis de nouvelles tâches récurrentes au fil du temps.
Cette liste n'est pas là pour vous décourager mais plutôt vous servir de tremplin vers une meilleure productivité.
3 - Attribuer les tâches
Une fois que les tâches sont clairement quantifiées, il va falloir passer à leur attribution. C’est un exercice qui nécessite notamment une bonne connaissance de ses équipes, de leurs compétences et de leurs disponibilités.
Des tâches liées au recrutement vont a priori être allouées en priorité à la personne en charge des ressources humaines.
Le dirigeant peut décider de s’occuper de l’acquisition du nouvel outil CRM. Il va notamment négocier la formation des équipes et le coût d’une assistance sur un an.
Pour ce qui est des nouvelles tâches administratives, cela peut poser un problème d’attribution si l’assistante administrative est déjà prise sur d’autres dossiers.
Et pourquoi pas demander l'avis à votre équipe ou à votre réseau professionnel ?
Vous leur découvrirez peut-être des talents cachés.
4 - S'adapter au contexte
Une fois ce premier travail d’attribution réalisé, la confrontation avec la réalité permet parfois de se rendre compte que la réalisation de certaines tâches pose problème. Il faut alors faire preuve de flexibilité et réfléchir à des alternatives.
Dans notre exemple, imaginons que la personne chargée du recrutement croule déjà sous les dossiers.
Est-il possible de décaler ce nouveau besoin ou de la délester de certaines tâches auprès d’autres personnes du service ?
Une autre solution peut être de faire appel à un cabinet externe pour estimer le coût de l’externalisation de cette tâche.
Faisons également l’hypothèse que le coût pour la formation des équipes à l’utilisation du nouvel outil CRM à l’ensemble des équipes est élevé. Le dirigeant peut réfléchir à une solution alternative :
Nommer un référent en interne qui sera formé en priorité et qui se sentira sûrement valorisé de transmettre son savoir.
Pour les nouvelles tâches administratives, l’assistante actuelle ne peut absorber toute la surcharge d’activité.
Peut-elle recourir à un étudiant en alternance ?
Ne faut-il pas mieux une personne expérimentée ?
A cette étape il est possible de discuter avec une assistante administrative pour trouver toutes les alternatives possibles.
5 - Décider
Lors de l’ultime étape, il va falloir des choix.
L’ arbitrage va notamment se faire selon des critères budgétaires, de timing et le besoin de proximité ou non pour réaliser certaines tâches.
Par exemple, si un recrutement est vraiment urgent alors il paraît nécessaire de le déléguer à un expert externe si aucune solution n’est trouvée en interne pour prioriser cette tâche.
Il peut être aussi indispensable d’externaliser la mise en place d’un système d’archivage et des tâches liées au surplus de travail administratif. Une assistante expérimentée sera efficace et permettra de maîtriser la charge de travail.
Un recrutement supplémentaire pourra éventuellement être envisagé plus tard.
Dans bien des cas, le travail à distance permis par de nombreux outils est souvent possible.
Le petit mot de la fin
Déléguer, c'est avant tout faire confiance. Et nous savons tous combien cela n'est pas chose facile.
Mais mieux nous arrivons à préparer notre étape de transmission, plus notre choix gagnera en productivité. Nos critères de recherche sont plus précis.
Une personne experte pour un projet important ?
Une personne efficace pour des tâches chronophages ?
Une personne qui utilise des techniques modernes pour l'utilisation d'un outil ?
Une entreprise à proximité pour le nettoyage des entrepôts ?
Une entreprise en distanciel ?
Quel est le budget que j'ai estimé pouvoir investir dans cette délégation ?