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MÉTHODE POUR TRIER SON COURRIER EN 3 ÉTAPES

boite aux lettres

Etape 1 - Trouver un rangement courrier accessible pour tous

Lieu

Avant de parler de tri et de traitement de courrier, il faut trouver un coin spécifique.

Il est très important de trouver un espace courrier accessible pour tout le foyer. Cela évite de s’éparpiller. Pour ne pas prendre le risque de perdre des documents importants, je vous conseille d’informer tout le monde de l’emplacement des courriers reçus. Si chacun sait où se trouve le rangement, chacun pourra consulter et déposer les enveloppes à tout moment. 

 

rangement courrier

Si vous avez été absent et que votre conjoint(e) a récupéré le courrier de la maison, vous retrouverez votre lettre dans l’espace prévu à cet effet. 

Pas d’oubli ! Vous ne pourrez pas vous plaindre qu’une facture urgente ne vous a pas été transmise.

 

archivage documents

Pour les célibataires, cet espace est tout aussi important pour vous. Cela vous permet d’instaurer une routine courrier et d’éviter de poser un échéancier de paiement sur la table, une facture sur la commode et votre nouvelle carte de train laissée dans l’entrée.


Cet espace doit être facilement et rapidement atteignable. Il se trouve couramment proche de l’entrée. Cependant, vous pouvez très bien le créer dans votre bureau.

Petite astuce : si vous n’avez pas beaucoup de places, pensez à accrocher un range-courrier mural.

Classement

Votre coin courrier doit également comporter plusieurs compartiments.

Je vous conseille d’éditer un compartiment par étape de traitement du courrier.

classer ses lettres

 

Pensez ensuite à coller des étiquettes nommées comme suit :

 

A TRAITER : tous les papiers à remplir ou à payer.

EN COURS : les documents en attente de réponse d’un organisme ou les dossiers en attente d’un justificatif supplémentaire.

A CLASSER : les feuilles à ranger dans les archives administratives.

A NUMÉRISER & CLASSER : les copies à numériser avant de les répartir dans les bons dossiers de l’ordinateur.

Petite astuce : si vous avez la place, je vous conseille d’utiliser cette technique pour tous les adultes du foyer en indiquant le prénom de chacun. Parfait pour des colocataires.

Etape 2 - Rangement immédiat

La première étape de tri pour une bonne organisation à la maison passe par le rangement à jour J.

Habituellement, on est d’accord que repousser la tâche au lendemain est toujours plus facile. 

L’été, on préfère rallonger la journée avec ses proches et l’hiver on a la sensation que les soirées sont beaucoup plus courtes. 

Alors que si vous établissez un premier tri le jour J, vous diminuer la charge de travail de la prochaine étape.

Fréquence

Chacun récupère son courrier quand il le souhaite. 

Certains, comme moi, ne peuvent pas s’empêcher de vérifier la boite aux lettres quotidiennement. 

Alors que d’autres vont préférer récupérer les documents 1 fois par semaine.

 

Publicités

ranger journaux magazines

 

Dès lors que vous passez la porte de chez vous, les mains chargées avec vos clés, votre veste et vos fameux courriers, l’exercice commence ! Posez vos clés à leur place, votre veste sur le porte-manteau et dirigez-vous automatiquement vers la poubelle. Pas besoin de s’asseoir pour ce rapide coup d’œil !

 

Vous devez traiter vos publicités en priorité ! (Si vous en avez, bien entendu).

 

Si vous êtes toujours adepte des catalogues, jetez vos publicités inutiles et gardez celles que vous souhaitez regarder plus tard. Vous pouvez par exemple les disposer sous votre table basse. Pratique, si vous avez le temps de feuilleter dans le canapé plus tard dans la journée ou dans la semaine (attention à vos promos à dates limitées).

 

Petite astuce : pensez à coller une vignette PAS DE PUB SVP sur votre boite aux lettres pour éviter le gaspillage. 


Pensez à la planète !

tri selectif documents

 

Les journaux, magazines et prospectus vont dans la poubelle bleue. Si vous n'en avez pas à proximité de chez vous, jetez-les dans le bac à couvercle jaune.

 

 

Ou stockez vos journaux et ressortez-les pour faire les emballages de cadeaux à Noël.



Cartes - Lettres

repartition documents administratifs

 

Après les publicités, pensez également à mettre de côté la superbe carte de vacances de votre belle-mère ou la magnifique lettre d’anniversaire de votre fils sur la table pour que toute la famille puisse en profiter.

 

Pensez à les ranger une fois que tout le monde en a pris connaissance, qu’elles soient accrochées au mur ou archiver dans votre boite à souvenirs.

 

Courriers

courrier postal

 

Il est temps d'ouvrir le courrier. Une fois les documents dépliés, les enveloppes vont directement à la poubelle (bac jaune). Cela évite tout encombrement inutile. Il vous suffit alors de déposer chaque courrier dans le compartiment correspondant (comme indiqué dans la première étape).

 

Voici quelques exemples concrets :

 

facture à payer

Vous avez reçu une facture annuelle de gaz à régler avant le 5 décembre.

 

Solution 1 : vous pouvez la payer et la ranger dans A TRAITER en notant au stylo sur le document la date à ne surtout pas dépasser. Ou, pensez à surligner simplement celle-ci.

 

Solution 2 : vous savez que vous ne pouvez pas payer l’intégralité avant la date de clôture. Dans ce cas, noter sur votre document, "demande d'échéancier à effectuer" et ranger la lettre dans A TRAITER.

 

range-courrier

Vous avez reçu un formulaire pour la commande de carte de bus de votre fille, une facture d’eau et un relevé bancaire.

 

Vous disposez le formulaire dans le compartiment A TRAITER, vous rangez votre facture dans le même emplacement en avant (en priorité), enfin, vous déposez le relevé de compte dans A CLASSER.

aide administrative

Votre colocataire a reçu une relance pour effectuer son dossier d'aide au retour à l'emploi (indemnités Pôle emploi pour le chômage).

 

Vous savez qu'il est en attente d'un papier de la part de son employeur, vous le placer donc dans le compartiment EN COURS.

 


Etape 3 - Ordonner dans un trieur

Pour la troisième étape, il vous suffit de ranger vos courriers A CLASSER et A NUMÉRISER & CLASSER, dans un deuxième rangement avant le transfert définitif de vos documents vers vos archives administratifs.

 

Fréquence

  • Si vous avez pour habitude de récupérer votre courrier une fois par jour, vous pouvez effectuer le deuxième tri une fois par semaine.
  • Si vous ouvrez votre boite aux lettres toutes les semaines, vous pouvez passer à l’étape suivante tous les 15 jours.

 

Outil

Pour une bonne organisation administrative, je conseille l’utilisation d’un trieur étiqueté de cette manière :

classement dossiers

 

  • Maison/logement

Factures d'eau, d'électricité et de gaz.

Assurance habitation.

  • Finance

Impôts / taxes.

Banque.

  • Véhicule

Assurance de tous les véhicules.

Amendes.

  • Santé

Ordonnances.

Résultats d'examens.

Factures de l'hôpital.

  • Scolarité/formation

Résultats scolaires.

Convocations aux examens.

Une fois que vos papiers sont ordonnés dans votre trieur, il ne vous restera plus qu'à conserver vos pièces dans une dernière étape de rangement, une fois par mois ou 1 fois tous les deux mois. Vous pourrez alors répertorier vos dossiers dans des sous-parties (dans la catégorie Maison, vous y déposerez le sous-dossier ASSURANCE, FACTURES EAU, ELECTRICITÉ etc..).

 

Ce que nous retiendrons sur la méthode d'organisation du courrier quotidien

organisation administrative

Se donner une routine courrier peut vous aider à mieux vous organiser dans vos tâches quotidiennes à la maison.

Chacun peut aménager sa méthode différemment. Certains vont privilégier les couleurs pour plus de visibilité, d'autres, un lieu symbolique pour ne jamais oublier et plusieurs d'entre vous vont peut-être supprimer une étape pour simplifier d'avantages leur organisation. 

Le plus important pour tous, c'est de ne plus se stresser pour une facture manquée.

 

Etre bien chez soi.

 

Laissez en commentaire vos idées de rangement.

 

Et si vous êtes débordés, CELLY CLIC est là pour vous aider.

 

Je fais appel à CELLY CLIC.

conseil déléguer distance assistante administrative

 

 

En espérant que cet article vous a été utile. Si vous avez d’autres idées ou mettez en place d’autres actions, n’hésitez pas à le partager dans un commentaire.

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