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INTERVIEW CECILE BRAUER : DES REUNIONS EFFICACES C'EST POSSIBLE !


 

Aujourd'hui j'ai décidé de mettre en avant l'expertise de Cécile Brauer, spécialiste du management, du bilan de compétences et de l'anglais. Dans cet interview, elle va vous donner quelques très bonnes astuces pour réaliser une réunion efficace.

 

J'ai connu Cécile il y a 1 an lorsque nous participions à un atelier dans un coworking.

J'ai simplement expliqué que je mettais en place un nouveau cercle de femmes entrepreures dans notre secteur. Et c'est là que nous avons commencé à échanger. J'ai toute suite apprécié son naturel et son écoute.

 

Je l'a connais maintenant très bien et je suis ravie de pouvoir collaborer avec elle dans cet interview.

 

Qui es-tu Cécile ?

cecile brauer bilan de compétences

 

Je m’appelle Cécile Brauer et j’ai créé mon organisme de formation ISERE SOLUTION FORMATION en 2019. Je réalise la conception de formations sur mesure pour mes clients, mes champs d’expertise sont l’anglais et le management. Je suis également consultante en bilan de compétences.

 

Les réunions j’en ai un bon nombre à mon actif que ce soit comme participante ou organisatrice…J’ai comme qui dirait de l’expérience ! et mon constat c’est qu’une réunion productive est toujours une réunion qui a été bien préparée.

 

Le temps est un bien très précieux pas question de le gâcher.

 


Comment organises-tu des réunions productives ?

 

Tout est histoire de préparation, je planifie mes réunions avec MS Outlook, c’est un outil précieux j’invite les contacts indispensables, je précise la durée de la réunion l’objet de la réunion et les résultats attendus.

 

Avant d’en arriver là je prépare la réunion. Comment ?  En me posant les bonnes questions. 

J’utilise très souvent la méthode QQOQCCP (Quoi, Qui, Où, Quand, Comment, Combien, Pourquoi) c’est simple et efficace.

 

 

Tout d’abord l’objectif de la réunion, il faut le poser clairement s’assurer qu’il est compris de tous, et avoir l’adhésion des protagonistes. Il est donc indispensable de poser cet objectif par écrit. Il convient aussi de se demander : Quel résultat j’attends de cette réunion ?  Une décision, un plan d’action etc…

 

Autre point important, se poser la question de l’audience adéquate. Qui est concerné ? Qui peut contribuer ?

 

Ensuite, quelle durée ? Plus nous avons de temps plus nous l’utilisons. Par expérience j’aime bien les réunions de 30 minutes, c’est rythmé et l’attention des participants peut être conservé tout au long de la réunion. En revanche il convient d’avoir une préparation sans faille et des participants ponctuels. Si le sujet de la réunion requiert plus de temps, aménager des temps de pause …qui peut rester concentré et efficace plus de 60 minutes d’affilées ?

 

 

reunion productive

 

A quel moment de la journée planifier la réunion ?  Ce point est important, perso j’évite les réunions à 18h nous avons moins d’énergie en fin de journée. Il est judicieux d’utiliser les moments où nous sommes en énergie haute tant que cela est possible.

 

Autre élément à prendre en compte - la réunion est-elle en présentiel ou en distanciel ? les sources de distractions sont plus importantes en Visio donc privilégier l’interaction avec les participants. En Visio il peut être judicieux de préciser les règles du jeu comme couper son micro quand on ne parle pas, utiliser le chat pour poser des questions.

 

Autre point important qui renforce l’efficacité d’une réunion c’est la distribution des rôles, idéalement demander à un participant d’être responsable de la gestion du temps, à un autre de prendre des notes pour le compte-rendu ainsi l’animateur de la réunion peut concentrer toute son énergie sur l’objectif de la réunion et les résultats à atteindre.

 

 

Petite astuce quand je ne connais pas l’audience je précise en début de réunion mes attentes en termes de « savoir être » comme, être ponctuel, participer activement, être orienté solution etc… si je suis en présentiel j’aime bien avoir un panneau qui rappelle ces règles, si je suis en Visio j’ai une slide « Règle du jeu » dont je parle avant de lancer la réunion.

 

Quels sont tes 3 conseils pour rester concentré ?

 

  1. Être bien hydraté (un manque d’hydratation même de 10%, c’est une baisse de concentration)
  2. Stopper toute sources de distraction (messagerie, notification, smartphones etc. …)
  3. Rester focus – une chose à la fois mais à fond 

 

Quels sont les 5 clés d'une réunion productive ?

Clé n° 1

 

La gestion du temps et de l’énergie (chronobiologie)

 

 

Clé n° 2

 

La clarté (sur le ou les objectifs de la réunion, les attentes)

 

 

Clé n° 3

 

La logistique – Déléguer - Ne pas vouloir tout gérer seul - Qui fait quoi (gestion du temps, animation, cadrage, compte rendu), quels outils, quels supports de communication ? Une réunion n’est pas un monologue, c’est un travail collaboratif auquel chacun contribue.

 

 

Clé n° 4

 

 

La communication (avant, pendant et après)

 

 

Clé n° 5

 

 

La flexibilité (s’adapter au contexte, au sujet, à l’audience etc. …)

 

Ton mot de la fin ?

 

Bien préparer une réunion c’est se préparer à « Réussir ».

 

Bonne réunion ! 

 

Où peut-on te retrouver ?

management efficace

 

 

Linkedin : Cécile BRAUER

 

Facebook: Isère Solution Formation

 

Instagram : cecilebrauer

 


 

 

J'espère que les conseils de Cécile vous seront utiles. Et pour compléter, n'hésitez pas à télécharger mon guide 32 astuces gratuites pour gagner en productivité.

  

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